Informacje ogólne
Zarządzanie finansami i administracją Fundacji Trans-Fuzja to przede wszystkim nadzór nad wydatkami i wpływami organizacji we współpracy z Zarządem organizacji, wykonywanie transakcji bankowych, sporządzanie umów, nadzór nad obiegiem dokumentacji i jej archiwizacją, w tym rozliczanie poszczególnych projektów,, a także podtrzymywanie kontaktu z księgowością ws. rozliczeń i raportów finansowych oraz obsługa poczty.
Osoba zarządzająca finansami odpowiada przed Dyrektorką Wykonawczą, współpracuje z poszczególnymi osobami z zespołu, z wolontariatem włącznie, a także bierze udział w cyklicznych spotkaniach całej kadry i poszczególnych podzespołów.
Zakres obowiązków
Finanse
- Wiedza na temat prowadzonych przez organizację projektów oraz otrzymanych grantów, w tym szczególnie ich budżetów.
- Monitorowanie wydatków organizacji w ramach poszczególnych projektów oraz środków dostępnych na działalność statutową w tym prowadzenie rejestrów transakcji bezgotówkowych i gotówkowych.
- Obsługa internetowego konta bankowego fundacji w tym wykonywanie przelewów i innych zleceń finansowych.
- Obsługa serwisów obsługujących darowizny (PayPal, dotpay itp.)
Dokumentacja i administracja
- Prowadzenie dokumentacji fundacji wg wewnętrznych procedur (skanowanie, kopiowanie, rejestrowanie. numeracja według planu kont itp.).
- Dbanie o kompletność dokumentacji wraz z prowadzeniem monitoringu co kwartał we współpracy z wolontariuszem ds. administracyjnych.
- Prowadzenie rejestru korespondencji Fundacji oraz wysyłanie i odbieranie przesyłek.
Sprawy kadrowe
- Sporządzanie umów o dzieło i zlecenie według potrzeb projektowych.
- Prowadzenie rejestru umów.
- Wypłacanie wynagrodzeń.
- Płatność składek na ubezpieczenie społeczne oraz podatków.
- Prowadzenie rejestru oświadczeń kadrowych.
Projekty
- Konsultacja budżetów projektów prowadzonych przez poszczególne osoby koordynujące oraz planowanych projektów.
- Sporządzanie i składanie raportów okresowych i całościowych z grantów zarówno jednorocznych, jak i wieloletnich we współpracy z osobami je koordynującymi.
- Kontrola dokumentacji projektowej i nadzór nad jej administracją przez osoby koordynujące.
Współpraca z księgowością
- Pozostawanie w kontakcie z zewnętrzną firmą księgową.
- Przesyłanie raportów finansowych.
- Transport dokumentacji do biura księgowego w Warszawie.
Współpraca z Zarządem
- Konsultacje przy poszukiwaniu nowych źródeł finansowania.
- Konsultacje ogólnego budżetu organizacji, wraz z identyfikacją potrzeb w zakresie finansowania.
Współpraca z resztą zespołu fundacji
- Odpowiadanie bezpośrednio przed Dyrektorką Wykonawczą i zdawanie do niej raportów ze swojej działalności.
- Uczestnictwo w organizowanych cyklicznie zebraniach kadry (co 2 tygodnie).
- Uczestnictwo w spotkaniach superwizyjnych zespołu fundacji.
Wymagania
- Doświadczenie pracy w organizacji pozarządowej na stanowisku o porównywalnym zakresie obowiązków (zarządzanie finansami, koordynacja projektów itp.)
- Wiedza na temat różnych źródeł i możliwości finansowania organizacji pozarządowych.
- Terminowość i umiejętność wywiązywania się z obowiązków w krótkim terminie.
- Umiejętność pracy w zespole.
- Umiejętność zarządzania własnym czasem.
- Myślenie szczegółowe i wielotorowe.
- Gotowość do nauki.
- Gotowość do pracy w niektóre weekendy.
- Obsługa komputera, zwłaszcza edytora tekstu i arkuszy kalkulacyjnych oraz urządzeń biurowych.
- Język angielski umożliwiający swobodną komunikację i obsługę finansową
- Dostępność w Warszawie (praca w siedzibie organizacji)
Mile widziane (nieobowiązkowe)
- Wykształcenie wyższe [licencjat bądź magisterium] (zarządzanie, finanse, administracja, księgowość lub podobne)
- Wiedza z zakresu zbiórek oraz innych niż grantowe pozyskiwanie funduszy.
- Dodatkowy język obcy.
Oferujemy
- Możliwość uczestniczenia w szkoleniach wewnętrznych kadry organizowanych w fundacji.
- Możliwość uczestnictwa w szkoleniach i konferencjach organizowanych w Polsce.
- Możliwość uczestnictwa w szkoleniach i konferencjach międzynarodowych z ramienia fundacji w celu podniesienia kompetencji.
- Elastyczność w godzinach pracy, możliwość częściowej pracy zdalnej.
Warunki zatrudnienia
- Przewidywany czas pracy to ok. 40 godzin tygodniowo.
- Umowa zlecenie i wynagrodzenie netto: 2500 zł miesięcznie.
- Praca na rok (od 1 lutego 2017 do 31 Stycznia 2018) z perspektywą przedłużenia o kolejny rok.
Jak się zgłosić
Osoby zainteresowane prosimy o przesłanie
życiorysu (bez zdjęcia oraz bez daty urodzenia) do
2 stycznia 2017 roku, do godziny 23:59 na adres
praca@transfuzja.org z dopiskiem “Finanse”.
Życiorys powinien zawierać kontakt do przynajmniej jednej osoby, która może udzielić referencji oraz dane kontaktowe (telefon, e-mail), a także zgodę na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2016 r. poz. 922).
Jeśli Twoje imię i nazwisko różnią się od tych, które masz w dowodzie osobistym, podaj nam te, których używasz na co dzień.
UWAGA! Prosimy nie pisać listów motywacyjnych.
Osoby biorące udział w rekrutacji powinny być gotowe do podjęcia pracy od 1 lutego i rozpoczęcia wdrażania w obowiązki w ostatnich dniach stycznia. Okres wdrażania zostanie również opłacony.
Z wybranymi osobami skontaktujemy się 9 stycznia w celu umówienia rozmów kwalifikacyjnych.
Informacja o dostępności lokalu
Siedziba Trans-Fuzji, mieszcząca się przy ul. Noakowskiego 10 lok. 66 (ok. 300 m od stacji metra Politechnika i ok. 50 m od gmachu głównego Politechniki Warszawskiej), usytuowana jest na parterze kamienicy, a wejście do niej prowadzi z poziomu gruntu. Wewnątrz znajdują się cztery schody prowadzące do właściwej części lokalu.
Lokal nie jest dostosowany do potrzeb osób z niepełnosprawnościami ruchowymi.